دائماً ما تدل كفاءة العمل على نسبة المدخلات إلى المخرجات في العمل؛ فعندما تكون كمية المدخلات أكبر من كمية المخرجات، فهذا يعني أن كفاءة العمل منخفضة وبحاجة إلى تحسين كفاءة العمل؛ وبالمثل عندما تكون كمية المدخلات أقل من كمية المخرجات، فهذا يعني أن كفاءة العمل عالية ومن المهم الاستمرار على هذه الوتيرة.
ويبقى الأمل عند موظفي المكتب أن يتمكنوا من تحسين كفاءة عملهم فيما لو كان سيئاً أو الوصول لدرجات أعلى لو كان جيداً وفي كلا الحالتين ستساعدك هذه المقالة في توضيح معنى تحسين كفاءة العمل، وفي كيفية فرز المبادئ والأدوات الفعالة لتحسين تلك الكفاءة، دعنا نلقي نظرة..
أهمية تحسين كفاءة العمل:
تعتمد تقنيات تحسين العمل على عدة أمور يسعى إليها كلاً من الموظفين والمدراء على حد سواء وذلك لما لها من أهميات كثيرة نذكر منها:
-
يزيد الكفاءة:
عندما تكون كفاءة عمل الموظفين في المكاتب عالية، يمكن أن تحسن إنتاجية العمل في المؤسسة وتزيد من الفوائد الاقتصادية للمؤسسة. -
تقصير الوقت:
بعد تحسين كفاءة العمل، يمكن للعاملين في المكاتب إكمال عملهم في وقت أقصر وزيادة الوقت المتاح لهم. -
تحسين القدرة التنافسية:
مع تحسين كفاءة العمل، فإنه يعكس أيضاً القيمة التي يجلبها، ويمكن أن يبرز الحفاظ على كفاءة العمل العالية لفترة طويلة في مكان العمل.
ولكن هناك مبادئ يمكن الوصول من خلالها إلى تحسين كفاءة العمل في المؤسسة وتحقيق النتائج المرجوة لكل من يعمل بها ومن أهم هذه المبادئ:
-
قسّم المهام واحدة تلو الأخرى:
مهما كانت حالة التنفيذ المتزامن لمهام متعددة خلال عملية العمل، فإن تبديل المهام المتكرر يمكن أن يؤدي إلى عدة تحديات. قد يحدث ارتباك في المعلومات وفقدان التوجه في الجدول الزمني، وبالتالي قد يؤدي إلى انخفاض كفاءة العمل. تبديل المهام بشكل متكرر يمكن أن يشتت انتباهنا ويحول دون التركيز العميق على مهمة واحدة لفترات طويلة. لذلك، من الأفضل تحديد أولويات المهام والتركيز على إكمال مهمة واحدة قبل الانتقال إلى المهمة التالية. هذا يساعد في زيادة التركيز والانتاجية وتحقيق نتائج أفضل في العمل.
بالفعل، عندما نتحدث عن تبديل المهام، لا يتعلق الأمر ببساطة تبديل الصفحات. بل يتعلق بالوقت الذي تستغرقه عقولنا لإعادة التكيف والتركيز على هدف جديد. لذلك، بدلاً من محاولة موازنة المهام المتعددة في نفس الوقت، من المفضل التركيز على مهمة واحدة في كل مرة وتقسيمها إلى مهام فرعية قابلة للإنجاز تدريجيًا. هذا يساعدنا على تجنب فقدان التركيز ويعزز الانتاجية والتحصيل العالي للمهام المطلوبة. -
قلل عدد الأدوات المستخدمة واختر الأدوات ذات وظائف التكامل القوية:
في الوقت الحالي، توجد العديد من برامج المكتب عبر الإنترنت، ولكل منها مزاياها وعيوبها. إذا كنت تستخدم العديد من هذه البرامج في آن واحد، فقد يقلل ذلك من كفاءة عملك. يمكن أن يستغرق تبديل الأدوات ومعالجة المعلومات الحساسة وقتًا ثمينًا، ويمكن أن يسبب البحث عن الأدوات المثالية إرباكًا. لذلك، يجب علينا محاولة تقليل عدد الأدوات التي نستخدمها والتركيز على اختيار أدوات قوية ومتكاملة تعزز كفاءة العمل. ينبغي أن نكون واضحين بشأن الأدوات التي تلبي احتياجاتنا بشكل أفضل وتسهم في تحسين الإنتاجية، وهذا يمكن أن يؤدي إلى تحسين جودة العمل وتوفير الوقت.
لذا يمكن اعتبار وظيفة تكامل السبورة البيضاء للتعاون عبر الإنترنت BoardMix قوية للغاية، فهي تدمج الخرائط الذهنية والمخططات الانسيابية وأدوات رسم التعبير الإبداعي المختلفة لفتح الرابط الكامل بين أعضاء التعاون لالتقاط الإلهام بصرياً، والتعبير الإبداعي والعرض التوضيحي في الوقت الفعلي و التعاون الفعال، وإضافة ملاحظات لاصقة، وإدراج الصور، والدردشة مع الأعضاء، والتواصل الصوتي، وما إلى ذلك وفقًا لاحتياجاتك الخاصة مع التركيز على حلول السيناريو في ظل تعاون متعدد الأطراف، ويمكن للمستخدمين عن بُعد التعاون وطرح الأفكار والاقتراحات.
كما أنه يمكن أن يكون متوافقاً مع العديد من وظائف البرامج في نفس الوقت، مثل وظيفة استخدام الاجتماعات عبر الإنترنت، ويدعم الوصول إلى DingTalk و Tencent Meeting و ZOOM وما إلى ذلك، أي جمع وظائف البرامج المختلفة في برنامج واحد.
1. التعامل مع الضغط والتوتر:
يتطلب التعامل مع ضغوط العمل والتوتر نهجاً شاملاً، مثل التأمل والتمارين الرياضية وتأسيس توازن صحي بين العمل والحياة، والتعرف على كيفية توصيل احتياجاتك بشكل فعال وطلب الدعم من الزملاء والمدراء، واكتشاف أهمية الحفاظ على نمط حياة صحي من خلال التغذية السليمة والتمارين الرياضية والنوم الجيد، فإذا أصبح التوتر قوياً، ففكر في طلب المساعدة المتخصصة، من متخصص نفسي، واعثر على نصائح مخصصة للتعامل مع ضغوط العمل وتحسين رفاهيتك.
2. تقليل التدخل الخارجي والتركيز على حل المهام:
أثناء العمل، غالباً ما نتعرض لاضطرابات خارجية مختلفة، وغالباً ما نجد صعوبة في قطع الاتصال التام بوسائل التواصل الاجتماعي أو الرسائل النصية أو الألعاب أو أي تطبيقات وبرامج ويب أخرى نستخدمها بانتظام، وبشكل متكرر أثناء عملية العمل، لكننا نحتاج إلى أن نكون واضحين أنه لا يلزم الرد على جميع المعلومات على الفور، فالمحافظة على الخصوصية تساعدنا على التركيز على حل المهام وتحسين كفاءة العمل بشكل كبير.
3. ضع خطة عمل ووضح تسلسل المهام المراد إنجازها:
إن عملية صياغة خطة العمل هي عملية تفكير، ويمكن أن تكون دورة إعداد خطة العمل يومية، أو شهرية ، أو ربع سنوية ، أو سنوية.. إلخ، ويحتوي مجتمع القوالب للسبورة البيضاء التعاونية على الإنترنت BoardMix على عدد كبير من قوالب خطط العمل الغنية، يمكننا تطبيقها مجاناً بنقرة واحدة، وتعديلها على أساس القوالب، وإكمال صياغة جداول العمل الحصرية بسرعة.
4. كفاءة العمل الجماعي للفريق:
يعمل العمل الجماعي على تعزيز كفاءة العمل وفعالية المؤسسة بشكل عام. حيث يسهل إنشاء مخططات العمل المتنوعة بواسطة الرسومات والنصوص المختلفة. يمكن للأفراد التعاون معًا على نفس الشاشة وعرض هوية الأعضاء المتعاونين بشكل فوري. يتيح التحديث في الوقت الفعلي ومزامنة المحتوى المحرر من قبل الأعضاء. يمكن مشاركة الرابط بنقرة واحدة، ويمكن لأعضاء الفريق التواصل والمناقشة في أي وقت.
5. مراجعة وملخص في الوقت المناسب:
يمكن أن تساعدنا المراجعة الفعالة في الوقت المناسب على التفكير في المشكلات من وجهات نظر متعددة، وأثناء المراجعة سنجري تحليلًا معمقًا وموضوعيًا للمشكلات التي تنشأ أثناء إتمام المهام، ونستمر في السؤال حتى نصل إلى الجوهر ونجد الحل الأساسي، بهذه الطريقة عندما تظهر مشاكل مماثلة في العمل المستقبلي، يمكننا فهم جوهر المشكلة في وقت قصير، وتحديد الحلول الفعالة، وتحسين كفاءة العمل وتوفير الوقت الكثير والجهد الأكبر في العمل.
باختصار، استخدام خطة العمل وتقسيم المهام وترتيبها بشكل مناسب، واستخدام الأدوات المكتبية المناسبة مثل BoardMix، يمكن أن يساعد في تحسين كفاءة العمل بشكل كبير وزيادة مرونة العمل الجماعي حتى في ظروف المكتب البعيد. وهذا يتيح فرصة للتركيز والإبداع في تجربة عمل قوية.