هل بدأت للتو رحلتك في العمل ؟ تحقق من مقالتنا التي جمعنا لك فيها أفضل الطرق العملية لمساعدتك في إعداد قائمة المهام الأسبوعية.

حافظ على تركيزك لجعل أسبوعك مثمراً في معرفة إعداد قائمة المهام الأسبوعية، فقد أظهرت دراسة أجرتها جامعة كاليفورنيا أنه بعد تشتيت انتباهك بشيء واحد، يستغرق الأمر 30 دقيقة لإعادة التركيز.

ومع ذلك، ومع وجود الكثير من عوامل التشتيت التي تستحوذ على انتباهنا كل يوم، كيف نحقق ما يتعين علينا القيام به كل أسبوع؟

مع إدخال تقنيات جديدة وانتشار العمل عن بُعد، ستجد المزيد من مصادر التشتيت في ذلك، وعندما تتقن كيفية تنظيم قائمة مهامك الأسبوعية بالأعمال المنزلية والمهام والمسؤوليات، فمن الممكن أن تحرر نفسك من الإجهاد والعبء.

ما هي قائمة المهام؟ قائمة المهام هي تقويم يسرد ما عليك القيام به ومتى يجب عليك القيام به، وإن جوهر قائمة المهام هو تبسيط حياتك، وليس جعلها عبئاً.

إذن كيف يمكن تحضير قائمة أسبوعية بالمهام؟

نوضح لك في هذا المقال الطريقة الأفضل لإعداد قائمة المهام الأسبوعية من خلال اتباع الخطوات أدناه للاستعداد للعمل الأسبوع المقبل:

 

 

1. حدد الوسيلة التي ستعتمدها :

من المهم العثور على وسيلة تناسبك، حيث يمكنك استخدام الورقة والقلم، أو الاستفادة من التطبيقات الرقمية لإعداد قائمة المهام الأسبوعية، ولكن الدراسات تظهر أنك تحتفظ بالمعلومات بشكل أفضل عندما تكتب باليد، ومع ذلك ابحث عما يحفزك أكثر، وما يناسبك والتزم به.

2. تطوير قوائم متعددة :

يجب أن تتضمن قوائمك المتعددة القائمة العامة، وقائمة المشروع الأسبوعية وقائمة الهدف.
حيث تتضمن قائمتك الرئيسية كل مهمة لطالما أردت إنجازها على سبيل المثال:  إكمال جميع دروس المهارات الحياتية وترتيب أغراضك الشخصية بشكل أسهل للوصول إليها بشكل أسرع وما إلى ذلك، وتحتوي قائمة مشروعك على جميع المهام التي تتطلب انتباهك خلال الأيام السبعة المقبلة.

بعد ذلك، تتضمن قائمة التأثيرات المهمة، أو قائمة الأهداف، والمهام التي تحتاج إلى إنجازها في غضون 24 ساعة.

كل ليلة، حدد المهام التي تحتاجها لإعداد قائمة المهام الأسبوعية إلى قائمة مهام اليوم التالي.

3. اجعلها بسيطة :

لا ينبغي أن يكون إعداد قائمة المهام الأسبوعية مخيفاً، إذ لديك 24 ساعة فقط لذلك يمكنك تبسيط قائمة المهام الخاصة بك عن طريق إبراز الأعمال والمسؤوليات التي يجب القيام بها اليوم وتقسيمها إلى جزأين، يعد الاحتفاظ بعشرة أشياء في قائمة أهدافك مستوى جيد جداً.

ولا تنسى أن تضع 2 أو 3 مهام ضرورية في قائمة المهام الخاصة بك والتي تحتاج إلى إكمالها في غضون 24 ساعة، حتى لا تتعدى إلى أيام أخرى.

4. تقسيم أهدافك :

كن أكثر تحديداً بجعل أهدافك أكثر قابلية للإدارة، بهذه الطريقة، ستزيل عامل الخوف والتشتت، وبعدها يمكنك القيام بذلك على النحو التالي: اكتب مخطط أعمالك يوم السبت، واكتب الفصل الأول (المهمة الضرورية الأولى) يوم الأحد، والفصل التالي (المهمة الضرورية الثانية) في اليوم الذي بعده وهكذا.

5. تضمين التفاصيل :

يجب عليك نسخ كل عنصر في قائمة المهام الأسبوعية احتياطاً بمعلومات لإنجاز المهام، على سبيل المثال، إذا كانت المهمة تقول “دراسة دورة تدريبية”، فيجب عليك أيضاً تضمين موقع الويب وعنوان الدورة التدريبية، بهذه الطريقة، يمكنك توفير الوقت في البحث عن المعلومات لاحقاً.

6. امنح كل عنصر حداً زمنياً :

لديك 10,080 دقيقة كل أسبوع لإكمال جميع المهام في قائمة المهام الأسبوعية، فإن تخصيص الوقت لكل عنصر في قائمتك أمر منطقي، على سبيل المثال: البحث عن معلومات الدورة التدريبية من 9 إلى 12، والغداء من 4 إلى 5، والذهاب إلى السوبر ماركت من 5 إلى 6، وهكذا، وبمجرد انتهاء وقتك، تنتقل إلى الشيء التالي.

7. إنشاء استراحات قصيرة :

تحتاج إلى أخذ قسط من الراحة بعد الخروج من كل مهمة وقبل أن تبدأ بالأخرى، حيث يمكنك تخصيص 15 دقيقة لتهدئة عقلك والاستعداد للمهمة التالية.

8. اجعله مرئياً وعاماً :

يمكنك مشاركة قائمة المهام الخاصة بك مع شريكك، واجعلها في ملاحظة لاصقة، أو ضعها في تقويم رقمي يمكن لأي شخص في الفريق الوصول إليه.

9. تخصيص الوقت للجدولة :

يستغرق إعداد قائمة مهام أسبوعية وقتاً لا بأس به، وأفضل طريقة للقيام بذلك هي جدولة الوقت لهذه المهمة، خصص فترة بعد ظهر يوم الجمعة لتنظيم مهامك الأسبوعية.

10. ابدأ من جديد :

لا تدع المهام القديمة تسد جدولك، تأكد من أن لديك قائمة جديدة كل أسبوع، وأكمل قائمة المهام الخاصة بك كل يوم حتى لا تسد قوائم المهام القديمة.

الآن، لا يكفي مجرد إعداد قائمة المهام الأسبوعية؛ بل تحتاج إلى إتقان كيفية ترتيب أولويات القوائم لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

للحصول على قائمة مهام أسبوعية خاصة بك يمكنك تحميلها من هنا قائمة المهام الأسبوعية

 

وفيما يلي بعض النصائح لزيادة كفاءتك من خلال تحديد الأولويات:

 

 

1. استخدم طريقة (GTD):

David Allen هو خبير إنتاجي ومؤلف يجادل بأنه يمكنك أن تكون منتجاً على الرغم من وجود قائمة مهام طويلة.

يقول إن كيفية التخطيط هي أهم شيء، حيث تتيح لك مهارة إنجاز المهام التركيز على أهم المهام، وليس عددها.

2. افعل شيئاً واحداً في كل مرة:

أنت تعرف المهام التي تحتاج إلى تنفيذ عاجل، وكل ما عليك فعله هو التركيز على هذه المهمة قبل إكمال المهمة التالية.

بدلاً من إكمال قائمة طويلة / تعدد المهام، فإنك تركز على إنهاء واحدة أولاً.

أدرك أنه يمكنك إحراز تقدم ملحوظ في المشاريع الصعبة إذا اخترت عدم القيام بمهام متعددة. ليس هذا فقط، ولكن مستويات التوتر لديك ستكون أقل وستجد المزيد من المتعة في المهام التي تقوم بها.

3. تقييم التقدم الأسبوعي:

ليس من السهل اختيار بعض الجداول المهمة لكل أسبوع، لهذا السبب تحتاج إلى التفكير في كل عطلة نهاية أسبوع فيما نجح وما لم ينجح في الأسبوع السابق.

أيضاً، عند إكمال مهمة، لا تضع علامة “تم” فحسب، بل ضع علامة عليها على أنها “تقدم”.

في ليلة الجمعة، راجع جدولك وادرس كل عنصر، وكيف يمكن تحسينها؟ اتبع هذه العملية كل أسبوع.

4. اطلب المساعدة:

في بعض الأحيان، تخرج الأمور عن السيطرة، وإن أفضل استراتيجية هي أن تطلب المساعدة من زملائك في الفريق أو المدير أو صديقك المقرب.

ودائماً تذكر أن تجنب المماطلة في الأنشطة التي تفوق قدرتك.

5. تعلم أن تقول لا:

في بعض الأحيان، تشعر أنك مجبر على قول نعم لكل طلب، وتفضل التضحية بقائمة المهام الخاصة بك للقيام بذلك.

قل لا للأشياء التي لا تتناسب مع جدولك وطاقتك، افعل أشياء منطقية بالنسبة لأهدافك طويلة المدى.

6. استخدم ليالي الجمعة للتفكير:

يجب أن تفكر في أسبوعك بعد الخروج من العمل في نهاية الأسبوع، وبهذه الطريقة، يمكنك الاستمتاع بعطلة نهاية أسبوع خالية من الهموم وبدء الأسبوع الجديد في الاتجاه الصحيح، حيث يخطط العديد من المديرين ليلة الجمعة أو ليلة السبت، لذا تأكد من أنك تجد الوقت المناسب لك.

7. ركز على النتيجة وليس الطريقة:

يمكن أن يساعدك التركيز على النتائج في تحديد كيفية تقييم إنجازاتك، إذا ركزت على الأساليب، فقد تجد صعوبة في معرفة ما إذا كان المشروع قد تم أم لا.

يتيح لك النهج الموجه نحو النتائج تحديد الأهداف على أنها “تقدم”.

8. شارك استراتيجيات الإنتاجية الخاصة بك:
تحصل على أقصى قدر من الدعم عندما تشارك عملك مع زملائك في الفريق، بالإضافة إلى ذلك، سيرى الآخرون أنك شخص ملتزم.

أيضاً، عندما تحقق أهدافك وتشارك النتائج مع فريقك، يمكنك تحفيزهم على فعل الشيء نفسه.

9. اختر موضوعاً لأسبوعك:

إذا كانت لديك مهام مختلفة، فيمكنك تقسيم ما عليك القيام به كل أسبوع إلى أجزاء عمل مختلفة من 5 أيام، ثم أكمل هذه المهام كل أسبوع، تأكد من العمل مع زملائك في الفريق والتركيز.

كان ستيف جوبز منتجاً أيضاً بسبب تخطيطه المتسق، يعقد اجتماعات تنفيذية يوم الاثنين ويركز يوم الأربعاء على الإعلان والتسويق.

10. احترام وقت الآخرين:

لا أحد يحب المقاطعة، سواء كان اجتماعاً أو بريداً إلكترونياً، احترم وقت الآخرين: لا رسائل نصية، أو بريد إلكتروني، أو دردشة على وسائل التواصل الاجتماعي أو اجتماعات غير ضرورية، فعندما تفعل هذا، سيحترم الآخرون وقتك أكثر ويساعدونك على تجنب الانقطاعات غير الضرورية.

 

في نهاية المطاف تعد هذه الطريقة الأفضل لوضع قائمة مهام أسبوعية 2023  لإبقائك مسؤولاً عن المهام، استخدم قائمة المهام الخاصة بك لزيادة وقتك إلى أقصى حد عن طريق إكمال مهام أقل أهمية وبذل قصارى جهدك.

مارس تحديد الأولويات من خلال إكمال أهم المهام أولاً حتى تشعر بالإنتاجية في أسرع وقت. سيحفزك هذا أيضاً خلال بقية الأسبوع.

يمكنك أيضا قراءة : خطة تسويقية مميزة لمشروعك 2023