هم رأس ملك حين تنمو، وسندك حين تنكمش أعمالك، فقط لو استطعت قيادتهم وإدارتهم بشكل صحيح. فالموظف اليوم أصبح أمام فجوة كبيرة بين الإبداع والروتين، فلا يمكن أن يطلق أفكاره وإبداعاته إلا بالرجوع إلى مرؤوسيه. من هنا يمكننا القول بأن كيفية إدارة شؤون الموظفين وكيفية إدارة فرق العمل، وطريقة تعاملك معهم تمنحك القدرة على تنمية إبداعاتهم ومهاراتهم وخبراتهم، هو الأساس للمحافظة على أعمالك ونموها، وإلا ستفقد الكثير من الخبرات التي لا يمكن تعويضها بشكل سريع أو بالسهولة التي تتخيلها، وفي هذا المقال سنعرض لك طرق وحيثيات لإدارة الموظفين الجيدين ليكونوا أكثر إنتاجية وإبداعاً في كل فترة من فترات عملهم.

ونحن لا نقول بأنه أمر سهل بل إن كيفية إدارة شؤون الموظفين وإدارة فرق العمل مهمة صعبة. لكنها أيضًا مهمة وضرورية وستعطي المكاسب فيما بعد، ودورك كمدير جيد تلهم الموظفين. هو تشجعهم على الإنتاجية، وخلق بيئة عمل إيجابية، هو أمر غاية في الأهمية.

هناك العديد من العوامل التي يمكن أن تؤثر على أداء الموظف، على سبيل المثال مشكلات الاتصال والرضا الوظيفي والتحفيز. لذلك سنكشف الطرق التي يمكن للمدراء من خلالها إدارة موظفيهم بفعالية لإنشاء مكان عمل ناجح ومنتج:

7 خطوات فعالة لإدارة إدارة شؤون الموظفين وفرق العمل:

1- ضع أهدافًا وتوقعات واضحة:

يريد الموظف معرفة ما هو دوره بشكل صريح ومحدد وليس فقط العمل وتحديد ما هو الهدف في النهاية. ومن أهم جوانب إدارة الموظفين أو إدارة فرق العمل تحديد أهداف وتوقعات واضحة. هذا يعني أنه يجب على المديرين التواصل مع موظفيهم حول ما هو متوقع منهم وما يحتاجون إلى تحقيقه. فإذا كان لدى الموظفين فهم واضح لأهدافهم، فمن المرجح أن يكون لديهم الدافع والإنتاجية، والتأكد من أن أهدافهم محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق ومحددة زمنيًا وليس بشكل عشوائي. هذا يساعد الموظفين على فهم ما هو متوقع منهم بالضبط وكيف سيتم تقييمهم، وعندما يتم تحديد الأهداف بشكل جيد، وسيمكنهم من رؤية كيف يساهم عملهم في النجاح الشامل للمؤسسة.

2- تعزيز التواصل المفتوح:

لا يحب الموظفون تلقي التعليمات بشكل مجرد من أي عملية تواصل مرنة، فقط أوامر دون إبداء للرأي أو السؤال عن الملاحظات أو الأمور الأخرى في عملهم. فالتواصل الفعال أمر بالغ الأهمية لإدارة الموظفين وإدارة فرق العمل الناجحة. من خلال الاستماع لمخاوفهم وآرائهم ومقترحاتهم وتعليقاتهم على المشاريع والإنجازات والمهام، وتوفير بيئة للاتصال السريع المرن دون الحاجة للبيروقراطية والمركزية في العمل.

يعني ذلك أن الآراء والأفكار يجب أن تصل بشكل رسمي جداً وتقليدي، وهذا الاتصال المفتوح سيساعد في تحديد المشكلات مبكرًا ومنعها من التصعيد من خلال اجتماعات الفريق المنتظمة والمناقشات الفردية وجلسات التعليقات غير الرسمية. عندها سيشعر الموظفون أن آرائهم تحظى بالتقدير والاهتمام، ويجعلهم أكثر تفاعلًا وتحفيزًا.

3- توفير التدريب والتطوير المستمر:

قدرة الموظف وخبراته قد تصل لمرحلة محددة ويتوقف لديه الإبداع فيما لو مُنع عنه التدريب والتطوير المستمر، وإطلاعه على المستجدات التي تخص عمله ودون حجبها عنه، وإن لم يكن قادراً على إنجازها فمن الأفضل تدريبه عليها حتى يشكل جسراً بين خبراته المتراكمة ومعرفته الجديدة في ذلك، فينشأ عنده فكر مبتكر جديد يفيد جداً في المراحل القادمة من عمل الشركة، علاوة على ذلك فإن توفير فرص التدريب والتطوير المستمرة في الحفاظ على مشاركة الموظفين وتحفيزهم سيجعلهم راضين عن وظائفهم ويقل احتمال مغادرتهم للمؤسسة، ومما يجب توفره في التطوير والتدريب أثناء العمل على سبيل المثال: التوجيه، وحضور المؤتمرات والمعارض وورش العمل، واستشارات الخبراء.

4- التعرف على إنجازات الموظفين ومكافأتهم:

يمكن أن يساعد التعرف على إنجازات الموظفين ومكافأتهم في رفع الروح المعنوية والنفسية وبالأخص عندما يشعر الموظفون أن عملهم الشاق يتم الاعتراف به وتقديره وأنه لا يذهب سدى، وهذا سيكسبهم شعور المشاركة والإنتاج في الشركة، وأحد الأمثلة التي يجب على المديرين عملها هي إنشاء نظام للتعرف على إنجازات الموظفين ومكافأتهم، مثل موظف الشهر، أو رسالة شكر عبر البريد الإلكتروني أو إجازة مؤقتة مع راتب أو تقدمة هدية بسيطة أو تخفيض من فترة الدوام لمدة معينة.

5- خلق بيئة عمل إيجابية:

بيئة العمل الإيجابية التي يشعر بها الموظفون بالاحترام والتقدير والدعم من زملائهم ومرؤوسيهم هي بيئة منتجة وقادرة على الاستمرار حتى في أسوء الظروف، أما لو كان العكس وكان هناك أمور كيدية بين الموظفين أنفسهم أو الموظف والمرؤوس والعكس، فهذا سيسبب في هلاك الشركة عاجلاً أو آجلاً حتى لو كانت ظروفها العامة مثالية،ولذلك يجب على المديرين تعزيز بيئة عمل إيجابية من خلال تعزيز العمل الجماعي والتعاون والتواصل المفتوح، وأن يكونوا ودودين وداعمين، وأن يشجعوا موظفيهم على طلب المساعدة عند الحاجة دون أي مقابل.

6- تشجيع التوازن بين العمل والحياة:

عندما يشعر الموظفون أن لديهم توازنًا صحيًا بين العمل والحياة، وأنهم ليسوا أدوات وآلات تعمل وتنتج فقط دون أي مجال للراحة، سيقلل من معدل إنتاجهم ومرونتهم في العمل وسيصبح العمل بالنسبة إليهم شيئاً قاسياً لا يصدقون متى سيتم الانتهاء منه، وتعتبر أغلب المشكلات التي تظهر في المؤسسة من هذا النوع، أن المدير يريد أن يعمل موظفوه ليلاً ونهاراً دون أي فترة للاستمتاع بالحياة والرفاهية، لذلك يجب على المديرين تعزيز التوازن بين العمل والحياة من خلال تقديم ترتيبات عمل مرنة، مثل العمل عن بعد أو ساعات العمل المرنة، وتشجيع الموظفين على أخذ فترات راحة وإجازات، وتجنب إرهاقهم.

7- المتابعة الدائمة:

تخيل أنك أنهيت مهمة طويلة ومضيت ساعات كثيرة في إنجازها، وفجأة تكتشف أن هناك الكثير من الملاحظات والتعديلات التي يجب إجراؤها. هل ستكون هذه تجربة جيدة بالنسبة للشركة؟ بالطبع لا. ستضطر الشركة لاستثمار الكثير من الوقت في إعادة هيكلة المهمة، وستشعر الموظف المسؤول بالإرهاق والملل بسبب الحاجة لإعادة العمل من جديد. هذا قد يؤدي إلى تأخير إنجاز المشروع من جهة، وقد يجعل الموظف غير متحمس أو غير مهتم بالعمل من جهة أخرى، حيث يعتقد أن المدير لا يهتم سوى بالنتيجة النهائية. لكن إذا تمت المتابعة والتدقيق بشكل منتظم، يمكن تجنب الكثير من هذه المشكلات وتقليل الوقت المهدور. ستساعد المتابعة المستمرة في تقليل العبء على الموظف وزيادة إنتاجيته لاحقًا.

لذا من خلال تقسيم المهمة إلى مهام أصغر وتقييمها ومعالجتها في حال وجود أي أخطاء أو مشكلات تؤثر على المهمة الجزئية التالية، وبعد اكتمال هذه الجزئيات يتم جمعها لمهمة واحدة، مما يسهل تقييمها واعتبارها نموذجاً للمهمات الأخرى الموكلة للموظف نفسه أو الموظفين الآخرين.

 

في النهاية إن إدارة شؤون الموظفين وإدارة فرق العمل بطريقة فعالة تلعب دورًا حاسمًا في إنشاء بيئة عمل ناجحة ومنتجة. من خلال وضع أهداف واضحة وتوجيهات محددة، وتوفير التوجيه والتدريب المناسب، يتم تمكين الموظفين لتحقيق أعلى مستوياتهم في الأداء. بالإضافة إلى ذلك، يتطلب الأمر التواصل الفعال وبناء الثقة بين أعضاء الفريق، وتعزيز العمل الجماعي وتوزيع المهام بشكل عادل ومناسب.

عندما تتم إدارة الموظفين بشكل جيد، يشعرون بالتحفيز والانتماء للشركة، ويعملون بجهد لتحقيق النجاح والتفوق. يتطلب ذلك إنشاء بيئة عمل إيجابية تشجع الإبداع والتعاون، وتعزز تطوير المهارات والقدرات الفردية.

باستخدام تلك الأساليب والممارسات الفعالة في إدارة الموظفين. يمكن للشركات تحقيق أهدافها بنجاح، يتم تحفيز الموظفين على تقديم أفضل أدائهم، من خلال تعزيز سمعة الشركة ونجاحها في السوق. بالتالي تتمكن الشركات من التوسع والتنمية وتحقيق التفوق في صناعتها.

تحياتي / أسامة البشاش – الحقيبة المالية